Comunicaciones internas PQRS

Resumen o introducción: 

El propósito de este documento es presentar el paso a paso para el desarrollo de un proceso en la plataforma, abarcando todas las tareas que deben ejecutarse para finalizar correctamente el mismo; esto, con la intención de que los usuarios comprendan el funcionamiento de dicho proceso.

El proceso de COMUNICACIONES INTERNAS le permitirá radicar comunicados oficiales destinados a otro funcionario de la misma entidad, para que se gestionen y tramiten internamente.

GLOSARIO

RECOMENDACIONES GENERALES

ANÁLISIS Y DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO

GLOSARIO

Estructura documental: es la conformación de diferentes ramas orgánico-funcionales donde se agrupa la producción documental debidamente clasificada de una institución.

Área productora: “en la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos” (Archivo General de la Nación, 2006).

Serie: según el Archivo General de la Nación es el “conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas”. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros” (2006).

Subserie: es un “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas” (Archivo General de la Nación, 2006).

Unidad documental: esta es una “unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente” (Archivo General de la Nación, 2006).

Control cruzado: dícese de la referencia documental aplicada a un expediente o documento donde se indica la relación de la gestión y trámite con otro expediente producido.

Metadato de información: “metadato de información que ofrecen información útil para la identificación de la entidad o del documento, como puede ser el procedimiento al que pertenece o el organismo asociado” (Archivo General de la Nación, 2006).

Metadato de gestión: “metadatos de gestión con información sobre el documento que facilita la gestión del mismo, tanto dentro del expediente administrativo como de forma independiente. Dentro de este grupo está la información de la radicación, el tipo de documento o los datos del interesado” (Archivo General de la Nación, 2006).

Ubicación topográfica: es un conjunto de depósitos, estanterías, entrepaños y demás elementos de conservación, donde se especifica la ubicación de los documentos de archivo que se encuentran en soporte físico, esto para permitir su fácil localización.

Unidad de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. (Archivo General de la Nación, (2001, 30 de Octubre), Acuerdo 060 de 2001).

Comunicación oficial: “comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado” (Archivo General de la Nación, 2006).

Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario destinatario (Archivo General de la Nación, 2006).

Radicación: “procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley” (Archivo General de la Nación, 2006).

Comunicaciones internas: son aquellas comunicaciones oficiales que se radican y tramitan dentro de la organización.

Evitar la impresión de sticker en soporte papel, de ser innecesaria; pues, de este modo, contribuye a la política del cero papel. Dicha recomendación se hace, debido a que la plataforma le da la opción de imprimir los stickers generados.