Consideraciones (LEER ANTES DE EJECUTAR)

• Antes de realizar cualquier cambio sobre la estructura documental se deberá realizar un backup de la aplicación.

• Cuando se realicen cambios sobre las siguientes agrupaciones documentales: subseries, tipos documentales o en la estructura de unidades documentales, se debe reiniciar el servidor de nuxeo, con el fin de que se efectúen los cambios sobre la estructura documental.

• Cuando se inhabilita una agrupación documental: podrá inhabilitar las siguientes agrupaciones documentales: área, serie, subserie o tipología documental seleccionada y de esta forma no sea posible visualizarlas en las listas desplegables de los procesos estándar y solo se puedan visualizar en el gestor documental dentro de la estructura, esto para que sea posible consultar las unidades documentales o documentos que ya han sido creadas y clasificadas en dichas rutas. Tener presente que NO es posible crear unidades documentales o ingresar documentos dentro de agrupaciones documentales luego de inhabilitarlas, para ello deberá nuevamente habilitar la agrupación documental y realizar los cambios necesarios.

•  Cuando se elimina una agrupación documental: al dar clic sobre el botón llamado “Activo”  dicho botón cambiará a “Eliminado”, por lo tanto dentro de la estructura documental se eliminará totalmente la agrupación a la cuál se indicó dicha eliminación. Luego de realizar esta acción, no se podrá deshacer. Tenga presente que antes de realizar algún cambio en la estructura documental deberá realizar un backup, para que pueda restablecerlo en caso de que se presente algún inconveniente.

NOTA: cuando se elimina una agrupación documental (área, serie o subserie), las unidades documentales heredadas se eliminarán totalmente, con los documentos que contienen.

• Cuando se crean agrupaciones documentales: no se deben utilizar guiones ni otros caracteres, tales como: ( )\ / : * ? " < > |...etc, ya que se pueden generar errores;  pese a ello, las tildes sí pueden ser utilizadas. Adicionalmente, deberá verificar que la notación de los códigos de las agrupaciones documentales estén escritos correctamente, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional.

NOTA: las acciones mencionadas anteriormente, de inhabilitar o eliminar una agrupación documental, no deben realizarse de manera simultánea en una misma agrupación documental, se puede optar por cualquiera de las dos opciones.

• Se recomienda que al realizar los cambios en la estructura documental, guardar los cambios y finalizar el proceso en el menor tiempo posible, pues si realiza cambios y se tarda bastante tiempo en finalizar el proceso,  puede generar un error.