¿Cómo el Destinatario responde una FIRMA MASIVA ?
- SIG
El firmante como destinatario de documentos debe seguir los siguientes pasos para poder firmar de manera masiva:
Recibir correo electrónico o notificación vía whatsapp
Confirmar acceso al correo por medio de OTP de Correo electrónico
Verificar procesos pendientes por firma y seleccionar los documentos a firmar
Autenticarse para firmar electrónicamente los documentos
Recibir los documentos firmados en el correo electrónico
A continuación encontrará más detalle de cada paso:
1) Recibir correo electrónico:
Le llegará de manera automatizada un correo electrónico. Es necesario que se comunique con la persona que le solicitó firmar documento si este no le llega.
Para comenzar el proceso debe dar click en el botón “FIRMAR DOCUMENTO”.
También podrá recibir una notificación de un documento pendiente de firma por medio de whatsapp donde podrá acceder al link para firmar el documento:
El proceso de firma del documento comenzará una vez acceda, donde deberá:
2) Confirmar acceso al correo por medio de OTP de Correo electrónico:
Encontrará un campo donde deberá colocar el mismo correo electrónico en cual el remitente relaciono al momento de enviarle la solicitud de firma electrónica. Igualmente debe aceptar las políticas de tratamiento de datos y acuerdos de comunicación. Luego de click en “SIGUIENTE”.
En su correo electrónico llegará un código el cual debe confirmar en la plataforma de firma electrónica.
3) Verificar procesos pendientes por firma y seleccionar los documentos a firmar
En la plataforma encontrará una lista de todos los procesos pendientes por firma que le han sido asignados. Revise cada tipo de confirmación (Email, Sms, Whatsapp y Llamada) y verifique los documentos pendientes en su bandeja. Podrá leer el documento y revisarlo dando click en el botón “VER”
NOTA: Tenga en cuenta que el sistema verificará que usted lea todo el contenido del documento antes de habilitar la posibilidad de firmar. En caso de no haberlos leído y tratar de seleccionarlos verá el mensaje “Debes ver y leer completamente el documento antes de seleccionarlo”
Seleccione los documentos que desea firmar después de haberlos leído, y de click en “AUTENTICARSE PARA FIRMAR”.
4) Autenticarse para firmar electrónicamente los documentos
A continuación le aparecerá un espacio para que plasme su Rúbrica (Firma escrita), escriba sus iniciales, o cargue una imagen con su firma escrita previamente escaneada. Cuando finalice de click en el botón “GUARDAR”
Es posible que la plataforma pida que se habilite una cámara para hacer un registro físico del firmante. Esto dependerá enteramente si el remitente configuró esta opción en la solicitud de la firma. Para tomar la foto debe dar click en el botón “ENCIENDE LA CAMARA”
Recuerde que en algunos casos el navegador solicitará habilitar el acceso a la cámara del computador, y es necesario que acepte para que pueda ser tomado el registro fotográfico.
De click en “TOMAR FOTO”, luego en “GUARDAR FOTO”
Aparecerá a continuación una confirmación OTP que es un código de uso único que refuerza la seguridad de un acceso, en este caso confirmaremos que usted desea firmar los documentos seleccionados.
Dependiendo en la lista donde encontró los documento a firmar a un inicio, se hará una validación por diferentes medios de su firma:
Email: Se enviará un correo electrónico con el código de confirmación al Email que el remitente entregó del destinatario.
Sms: Se enviará un mensaje de texto con el código de confirmación al celular que el remitente entregó del destinatario.
Whatsapp: Se enviará un mensaje a la aplicación WhatsApp con el código de confirmación al celular que el remitente entregó del destinatario.
Llamada: El destinatario recibirá una llamada telefónica al celular que el remitente entregó del destinatario, donde se le dictará por voz el código de confirmación.
Escriba el código en la configuración OTP
Una vez confirme el Código finalizara el proceso y aparecerá esta ventana. Si no ha terminado de firmar todos los documentos, puede dar click en el botón “Regresar”
5) Recibir los documentos firmados en el correo electrónico
Cada uno de los firmantes una vez firmado el documento con el certificado de firma electrónica y digital, recibirá en su correo electrónico una notificación con el documento adjunto firmado para su descarga y almacenamiento.