¿Cómo crear un proceso de firmado?

Sigue estos pasos

1- Selecciona a quién va dirigido el proceso de firma:

2- Configura las opciones generales:

Elige el tipo de firma que deseas que el destinatario realice. Una vez estés seguro de la configuración, haz clic en “Siguiente”. Recuerda que los campos marcados con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

En esta parte, vas a ajustar algunas configuraciones importantes para el proceso de firma. Te explicamos

Plazo para firmar: Selecciona una fecha límite para que el documento sea firmado. Esto ayuda a asegurar que el proceso se complete dentro del tiempo que necesitas.
Tipo de saldo: Aquí eliges el tipo de saldo que tengas disponible. Por Firmas o por Documentos. Selecciona la opción que hayas contratado.
Método de firma: Define el tipo de firma que debe usar el destinatario. Puedes elegir entre diferentes métodos según el nivel de seguridad en la autenticación que necesites, y el tipo de saldo que hayas contratado:
- Firma electrónica simple: Es una firma básica para identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos. Ideal cuando no necesitas alta seguridad o verificación siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma.
- Firma electrónica certificada: Asegura la identidad del firmante con un certificado emitido por una entidad de certificación (cumplimiento de la Ley 527 de 1999) . Perfecta si necesitas más seguridad.
- Firma electrónica certificada nombrada: Similar a la anterior, pero muestra el nombre del firmante en el certificado para mayor transparencia.
- Firma digital certificada: Usa un certificado digital seguro para asegurar la autenticidad del origen y la integridad de los datos recibidos (en Colombia avalada por la ONAC). Es la opción más segura si necesitas integridad de la información, autenticidad de la identidad del firmante y el no repudio de la transacción.
¿Evidencia firma manuscrita?: Activa esta opción si quieres que quede constancia de una firma manuscrita, como prueba adicional.
¿Evidencia fotográfica?: Marca esta opción si necesitas una foto del firmante como parte de la evidencia de la firma.
Notificación por Email: Si quieres que los firmantes reciban una notificación por correo electrónico, asegúrate de activar esta opción. Esto es útil para mantener a todos informados.
Notificación por WhatsApp: Activa esta opción si prefieres que los firmantes reciban una notificación por WhatsApp. Es ideal si los destinatarios prefieren este método de comunicación.
¿Aplicar obligatoriedad lectura de documento?: Marca esta opción si necesitas que los firmantes confirmen que han leído el documento antes de firmar. cada campo:

3- Carga el documento PDF a firmar:

Haz clic y mantén presionado el archivo PDF, luego arrástralo hasta el recuadro punteado gris.

TIP 1 : También puedes hacer clic en el botón “Buscar archivo en tu PC”, seleccionarlo y luego hacer clic en “Abrir” para cargarlo.

TIP 2 : Puedes igualmente cargar plantillas siempre que el usuario Administardor de la cuenta las haya puestop dispponibles. [Ver Plantillas]

4- Añade a los firmantes:

Verifica tus datos de remitente, agrega él o los destinatarios (pueden ser varios) y sus datos de contacto. Recuerda que los campos marcados con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

TIP 1 : Si tienes muchos destinatarios y ya les has enviado antes procesos de firma, mira muestra funcion de auto complementado [Ver ¿Cómo usar el auto-complementado? ]

TIP 2 :También puedes ordenar los firmantes si deseas que las firmas se hagan en un orden especifico. De lo contrario no actives esta opción.

5- Escribe el asunto y el mensaje:

Esto es lo que aparecerá en la notificación que enviará el sistema para iniciar el proceso de firma. Tambien podras enviar esta notificación como copia a quienes esten interesados asi no esten dentro del proceso de firma.

Cuando estes seguro de querer enviar el proceso podras dar click en el boton “ENVIAR A FIRMANTES“

TIP : Si no has terminado tu proceso, no estás seguro de enviarlo, o sufriste una falla eléctrica o de internet, ¡no te preocupes! El proceso se guardará automáticamente como un borrador y podrás consultarlo en el menú izquierdo, en la opción MIS FIRMAS.